Cordial Hotels & Resorts verbessert Service mit Velma

In der sich stetig wandelnden Hotelbranche auf den Kanarischen Inseln hebt sich Cordial Hotels & Resorts weiterhin durch unvergessliche Gästeerlebnisse in seinen Häusern auf Gran Canaria und Lanzarote hervor. Mit einem klaren Fokus auf persönlichen Service, hohe Qualität und das Ziel, jeden Aufenthalt einzigartig zu gestalten, suchte die Hotelgruppe nach einem Technologiepartner, der die Gästekommunikation optimieren und gleichzeitig die Teams dabei unterstützen konnte, effizientere und reibungslosere Abläufe zu schaffen. Diesen Partner fand sie in Quinta und dem KI-gestützten virtuellen Assistenten, Velma.

Wir haben mit Patricia Díaz aus dem Sales & Marketing Team von Cordial Hotels & Resorts über die Vision hinter dieser Zusammenarbeit gesprochen und darüber, wie Daten das Unternehmen dabei unterstützen, echte Gastfreundschaft mit innovativen digitalen Lösungen zu verbinden.

Was hat Ihr Unternehmen dazu bewogen, Velma einzuführen?

„Der wichtigste Grund für die Einführung von Velma war die Verbesserung unseres Gästeerlebnisses. Velma beantwortet Anfragen nicht nur rund um die Uhr zuverlässig, sondern ermöglicht es unserem Team auch, sich auf anspruchsvollere Aufgaben wie Vertrieb, Supply-Management oder die Abstimmung mit anderen Abteilungen zu konzentrieren. Indem sie wiederkehrende und zeitaufwendige Standardanfragen übernimmt, können wir uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt: unsere Gäste glücklich zu machen.“

Wie nutzen Ihre Teams Velma im Arbeitsalltag und welche Ergebnisse konnten Sie bereits feststellen?

„Wir nutzen Velma seit März 2025 und sehen sie sowohl als Unterstützung in der Gästekommunikation als auch als wertvolles Instrument zur Generierung von Buchungen. Manchmal fühlt es sich sogar so an, als würden wir über ein weiteres Teammitglied sprechen. Seit der Einführung hat sich das Gästeerlebnis während des gesamten Buchungsprozesses auf unserer Website deutlich verbessert. Gleichzeitig hat Velma unser Team zusätzlich motiviert, potenzielle Käufer erfolgreich in Buchungen umzuwandeln.“

Welche Rolle spielen Datenmanagement und Datenoptimierung bei der Beantwortung von Gästeanfragen? Können Sie ein Beispiel nennen, bei dem detaillierte Informationen zu einer Buchung geführt haben?

„Um Gästeanfragen zuverlässig beantworten zu können, sind klar strukturierte und leicht zugängliche Informationen unerlässlich. Dank der Struktur von Q-Data können wir schnell auf die benötigten Informationen zugreifen und jede Situation besser nachvollziehen. Da es sich oft nicht um eine sofortige Echtzeit-Buchung handelt, haben wir die Möglichkeit, jeden Fall sorgfältig zu analysieren und fundiertere Entscheidungen zu treffen. So kann unser Team Gäste während des gesamten Buchungsprozesses gezielt beraten und individuell auf ihre Bedürfnisse eingehen. Vor Kurzem konnten wir beispielsweise einen Buchungswert von 12.000 Euro realisieren – ein Betrag, der für unser Hotel eher ungewöhnlich ist. Wir haben erkannt, warum der Gast seine Buchung nicht abgeschlossen hatte, und konnten alternative Zahlungsbedingungen anbieten. Dadurch konnte die Buchung schließlich erfolgreich abgeschlossen werden.“

Wie unterstützt Q-Sales Sie dabei, Interessenten in Buchungen umzuwandeln? Wie gehen Sie mit diesen Anfragen um?

„Mit Q-Sales können wir Interessenten schnell und individuell betreuen, was sich direkt auf unsere Verkaufszahlen auswirkt. Im Gegensatz zu einer E-Mail oder einem Telefonat, bei dem man häufig bei null beginnt, liefert uns das Tool bereits den gesamten Gesprächskontext. Dadurch verstehen wir die Absichten des Gastes sofort und können von Anfang an gezielt auf seine Bedürfnisse eingehen. Um aus einem Interessenten eine Buchung zu machen, reicht es nicht aus, einfach eine E-Mail zu versenden. Entscheidend ist, jedem Gast die passende Nachricht zu senden. Dafür nutzen wir eine Unternehmensvorlage, die wir individuell auf Basis des Gesprächs mit Velma anpassen. Natürlich freuen wir uns über jede erfolgreich abgeschlossene Buchung. Noch mehr bedeutet es uns jedoch, wenn sich ein Gast, der sich letztlich gegen eine Buchung entscheidet, dennoch die Zeit nimmt, uns für die persönliche Betreuung zu danken. Dann wissen wir, dass er sich bei seiner nächsten Hotelsuche an uns erinnern wird.“

Haben Sie bereits weitere Lösungen von Quinta getestet? Gibt es eine Lösung, die für Ihr Hotel besonders interessant ist?

„Derzeit prüfen wir die Möglichkeit, Velma auch über WhatsApp einzusetzen. Dieser Kanal wird von Gästen während ihres Aufenthalts immer häufiger genutzt. Wenn ein KI-Assistent diese Art von Anfragen übernehmen kann, haben unsere Teams mehr Zeit, außergewöhnliche Gästeerlebnisse zu schaffen – ganz im Sinne der Philosophie von Cordial Hotels & Resorts: ein echtes Engagement für unsere Gäste.“

Wie würden Sie Ihre Erfahrungen mit dem Support und der Betreuung durch Quinta beschreiben?

„Im Gegensatz zu vielen anderen Technologieanbietern bedeutet die Zusammenarbeit mit Quinta weit mehr, als lediglich ein Support-Ticket zu eröffnen. Es ist immer jemand erreichbar, der bereit ist zu helfen. Das Team verbindet Professionalität mit einer sehr persönlichen und unkomplizierten Zusammenarbeit, was die tägliche Arbeit äußerst angenehm macht.“

Wie zufrieden sind Sie insgesamt – auf einer Skala von 1 bis 10 – mit Velma und der Zusammenarbeit mit Quinta?

„Wir sind von Quinta begeistert. Das Team steht uns bei allen technologischen Fragen jederzeit unterstützend zur Seite. Außerdem freuen wir uns darauf, unsere Zusammenarbeit weiter auszubauen und gemeinsam neue Entwicklungen voranzutreiben. Ich würde Quinta eine 9 von 10 geben, denn wir sind überzeugt, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt und man stets nach Exzellenz streben sollte.“